Pasos para organizar una conferencia de prensa

Por:

Alejandra Boada

Marketing

Asesores Madrid

Una conferencia de prensa es una herramienta fundamental para atraer la atención y conectar con los medios de comunicación. Este tipo de eventos tienen un propósito claro. Es decir, permite presentar y difundir información a un público objetivo concreto y especializado.

Por ello, requiere de una preparación muy cuidadosa que aquí te explicamos.

1. Definir el tema y los objetivos

¿Qué queremos comunicar y por qué? ¿Cuál es el grado de importancia? En una conferencia de prensa es importante tener el objetivo claro. Puede ser presentar un nuevo producto o servicio, presentar a un nuevo directiv@, dar inicio a una campaña, resolver una crisis, etc.

De aquí nace también la importancia de pensar en un titular impactante que llame la atención de los periodistas.

2. Elegir la fecha y el lugar

En este caso, recuerda:

-que tu conferencia de prensa no coincida con ninguna fecha festiva, jornadas electorales o acontecimientos importantes.

-cuando los periodistas trabajan para medios quincenales, mensuales o trimestrales piensa en sus fechas de cierre para que puedan organizarlo en su agenda y no se pierda de mes.

– el lugar tiene que ser accesible y estar bien ubicado para los medios

3. Convocatoria

Si no tienes una base de datos de periodistas, este sería tu primer paso. Si ya la tienes, el segundo paso es ponerse en contacto con ell@s. Ten en cuenta siempre de contactar, dentro de los medios, a los que sean más relevantes en función de tu contexto.

Es importante planificar la conferencia con antelación. Nosotros te recomendamos hacerlo con dos semanas, si es posible claro. Recuerda que siempre habrá un tiempo desde que la anuncias hasta que te contestan.

Una vez hecho esto, haz una ronda de confirmaciones unos días antes del evento. El seguimiento es fundamental para contabilizar el número de asistentes.

4. Materiales de apoyo

Usa materiales de apoyo que sirvan como complemento para tu presentación: ppt, folletos, vídeos, fotografías.

Por otro lado, un material que ayuda mucho a los periodistas a la hora de redactar la noticia son los comunicados de prensa. Los cuales son entregados antes de que empiece el evento. En estos puedes añadir un resumen de la noticia, mensajes clave, datos de contexto y la información sobre la asociación. También puedes entregar kits de prensa.

Hoy en día, con el tema de la COVID-19, y sobre todo con la evolución de la tecnología te recomendamos que, en la medida de lo posible, retransmitas la conferencia por streaming o bien la grabes y la pongas en tu canal de Youtube.

Por último, asegúrate de recopilar todos los datos de contacto de los periodistas para poder enviarles todo el material creado durante la conferencia.

5. Estructura de la conferencia

-Define un presupuesto

-Cualquier evento tiene que tener una programación: Introducción, desarrollo y cierre (de manera general). Si tienes ponentes, su orden de intervención es importante por lo que tendrás que valorar a cada un@ de ell@∫. Así como su lugar de ubicación mientras no estén hablando y su tiempo de intervención.

-¿Qué tipo de conferencia de prensa quieres hacer? ¿Necesitas un moderador? Piensa en posibles perfiles que cuadren con el objetivo y temática de tu conferencia. Recuerda: es importante que sea comunicativ@, expresiv@ y que sepa desenvolverse en el lenguaje técnico que vas a utilizar.

-Si vas a utilizar materiales de apoyo: videos, fotografías, ppt, entre otros. Tal vez necesites soporto técnico.

-La conferencia de prensa debe de ser algo puntual, concreto. Por lo que te recomendamos que sea algo con un tiempo limitado. Desde Asesores, te proponemos que no pase de los 45 minutos.

-Recuerda que toda conferencia de prensa debe incluir al final una ronda de preguntas y respuestas en la que los asistentes recopilarán información más detallada o relevante. Esta sección es una muy buena oportunidad para la organización ya que permite aclarar y detallar aspectos específicos.

6. Medición y evaluación

Realizar una medición de tu evento te permitirá saber cuáles han sido tus puntos fuertes y cuáles hay que mejorar. Realiza un análisis del impacto producido, del espacio realizado en cada medio, etc.

P.d: Llama a los periodistas para agradecerles por asistir. Lo tendrán muy en cuenta 🙂

*Un contenido del grupo Asesores, agencia internacional de relaciones públicas con oficinas en Madrid y Lima.